Obieg dokumentów w zakładzie pracy i jego charakterystyka

Posted on 11/07/2018 4:07pm

Faktury zaliczają się do elementów nierozerwalnie złączonych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. W zasadzie nie można zwizualizować sobie firmy bez właściwych dokumentów. Choć obecnie dokumenty w formie tradycyjnej stopniowo wypierane są przez faktury elektroniczne, stale jeszcze większą część tworzą faktury tradycyjne.


faktury papierowe
Author: The Peoples Prodigy: BOYCOTT 'The Weight of Blood'
Source: http://www.flickr.com
Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od rozmiarów, stanowi swoisty obszar obiegu rozmaitych dokumentów. W zależności od wielkości i struktury firmy dokumenty te mogą być przenoszone pomiędzy biurkami w pojedynczym pomieszczeniu, pomiędzy pokojami w firmie, a także na znacznie większe odległości, nierzadko także za granicę. Generalnie obieg faktur w przedsiębiorstwie jest bardzo ważnym aspektem dla jej właściwego funkcjonowania. W sytuacji, gdy obieg ten ma jakieś słabe punkty, całe funkcjonowanie firmy przebiega mniej sprawnie.

Różne typy faktur i dokumentów

Dokument w przedsiębiorstwie ma do przebycia zróżnicowaną drogę w zależności od swojego rodzaju. Przede wszystkim niektóre faktury wędrują poza przedsiębiorstwo, gdyż przykładowo są wysyłane do podwykonawców. Do takich akt zaliczają się na przykład różnorodne umowy, które po podpisaniu się odsyła. Niekiedy tego rodzaju umowy dostarczane są już przez Internet. Niektóre z faktur wytwarzanych w przedsiębiorstwach wysyłane są również za pomocą faksu. Taka metoda jest już jednak powoli wypierana przez sposoby przesyłania opierające się na wykorzystaniu komputerów i Internetu.

Faktura
Author: Steve Jurvetson
Source: http://www.flickr.com
Schematy obiegu dokumentów i odpowiednie systemy

Obieg dokumentów w firmie może być przedstawiony z wykorzystaniem ogólnego schematu, na którym przedstawiane są punkty, przez które dany dokument przechodzi oraz punkty przeznaczenia. Jedną z części takiego schematu może być skanowanie faktur - przebiegające na którymś etapie całego obiegu. Dla usprawnienia całości obiegu wykorzystuje się specjalne systemy, określane jako systemy kancelaryjne. Dzięki nim w firmach zwraca się większą uwagę na jakość wytwarzanych dokumentów, ale także na tempo ich dostarczania. Występuje kilka rodzajów takich systemów, a typy te wybierane są w zależności od typu działalności przedsiębiorstwa.

Tags: firmy, Przedsiębiorstwa, Obieg dokumentów